Երբ կազմակերպությունը կուտակում է կարճաժամկետ կամ երկարաժամկետ պահպանում պահանջող փաստաթղթեր, անհրաժեշտ է կազմակերպել դրանք և կեռ թղթապանակներ փափուկ կամ կոշտ ծածկով: Յուրաքանչյուր կոնկրետ դեպք կարող է ունենալ իր պահանջները արխիվի ձևավորման և աշխատանքի հաջորդականության վերաբերյալ, քանի որ այս ոլորտում չկան խիստ օրենսդրական ստանդարտներ: Այնուամենայնիվ, այն սահմանում է հիմնական սկզբունքները, որոնց սովորաբար հավատարիմ են փորձառու գործավարները:
Անհրաժեշտ է
- - սեւ կապարի մատիտ;
- - գործավարություն (կամ UPD սարք);
- - սեղմիչ;
- - կարի ասեղ;
- - լարը կամ նեյլոնե թելը;
- - մկրատ;
- - սպիտակ թղթի թերթիկ;
- - գրենական պիտույքների սոսինձ;
- - ծածկոց:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Փաստաթղթերի արժեքը ուսումնասիրելուց հետո համարակալեք այն ՝ յուրաքանչյուր կապկապի սև մատիտով յուրաքանչյուր թերթի վերևի աջ անկյունում տեղադրելով հերթական համար (ժամանակագրական կարգով): Սկսեք առաջին հակադարձումից; պարունակվող փաստաթղթերի անվանացանկը և վերջին էջը համարակալման կարիք չունեն: Համոզվեք, որ թվերը չեն մտնում տեքստի մեջ:
Քայլ 2
Յուրաքանչյուր փաստաթղթի ձախ եզրագծի մեջտեղում կատարեք հատուկ զվարճանքի կեղևով երկու զույգ անցք: Որպեսզի թղթի կույտը չփոշիանա, ամրացրեք այն սեղմակով: Որպես կանոն, գործավարները տեղադրում են անցքեր ուղղահայաց գծում `յուրաքանչյուր անցքի միջև թողնելով առնվազն 3 սմ: Եթե թերթիկը նեղ եզր ունի, եզրին կարող եք սոսնձել սպիտակ շերտ:
Քայլ 3
Documentationրամեկուսացման փաստաթղթավորման համար օգտագործեք հատուկ մեքենա (UPD): Սա էապես կնվազեցնի ձեր աշխատանքը, քանի որ այս սարքի միջոցով դուք կարող եք միանգամից 10 սմ հաստությամբ փաստաթղթեր փաթաթել: Careգուշորեն կարդացեք հրահանգները և աշխատեք ուշադիր. Փորվածքը շատ է տաքանում:
Քայլ 4
Սկսեք թղթապանակը կարել `օգտագործելով հատուկ բանկային թել կամ ամուր նեյլոնե թել և կարի ասեղ: Անվտանգ կատարման համար արխիվը երկու անգամ ցայտեք: Քաշեք լարի ազատ «պոչերը» (մոտ 5-6 սմ) «գրքի» կարի կողմի միջին անցքի միջով և պատրաստել ամուր հանգույց:
Քայլ 5
Կտրեք հաստ սպիտակ թղթից մի շրջան (մոտ 4 սմ տրամագծով) և դրանով կպցրեք հանգույցը: Օգտագործեք գրենական պիտույքների սովորական սոսինձ: Կպչուն կնիքով բռնեք, դրա տակ դրեք հավաստագրման ստորագրությունը և ամսաթիվը: Եթե պանակն արդեն ամրացված է առանց հաստատման էջի, ապա թույլատրվում է այն կպցնել կազմի ներքին մասում:
Քայլ 6
Լարված պանակը սահեցրեք հատուկ կազմի մեջ կամ մեքենայով կապեք փաստաթղթերը: Երկարաժամկետ արխիվի համար խորհուրդ է տրվում ընտրել կոշտ կազմ, այլ դեպքերում հարմար են նաև ստվարաթղթե «հագուստ» կամ հաստ պատված թղթից: Ամեն դեպքում, այն պետք է լինի բիզնեսի տպագրական արտադրանք, որը մշակված է կորպորատիվ ոճին համապատասխան:
