Գործունեության որոշ ոլորտներ պահանջում են ապրանքների, ապրանքների և փաստաթղթերի համակարգում: Քարտի ֆայլը կարող է օգտագործվել ոչ միայն արտադրության մեջ: Օրինակ, դա օգտակար կլինի նամականիշներ կամ մետաղադրամներ կամ ծաղկավաճառ հավաքող անձին: Ընդհանրապես, որտեղ որ պետք է արագ գտնեք ճիշտը որոշ առարկաների մեծ զանգվածի մեջ:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Ֆայլում պարունակվող տեղեկատվությունը պետք է հեշտությամբ մատչելի լինի ՝ անկախ տվյալների պահպանման չափից: Հետեւաբար, ամբողջ ծավալը բաժանեք բլոկների, օրինակ ՝ այբբենական կարգով կամ ամսաթվով: Սա կօգնի ձեզ կարճ ժամանակում գտնել անհրաժեշտ տեղեկատվությունը (քարտը):
Քայլ 2
Ֆայլի բոլոր գրառումները պետք է լինեն կոկիկ: Օրինակ, եթե անունները գրված են ձեռքով, դրանք պետք է հասկանալի լինեն, առանց բլոտների, քանի որ դա կդժվարացնի գտնել ձեզ անհրաժեշտ տեղեկատվությունը:
Քայլ 3
Ֆայլը պետք է պահվի նշանակված վայրում, օրինակ ՝ դարակաշարերում: Արկղերը պետք է համապատասխանեն քարտերի չափին: Համոզվեք, որ գույքագրում եք բովանդակությունը, այնպես որ ստիպված չեք լինի անընդհատ թերթել ավելորդ տվյալներ: Տվյալները համալրվելուն պես տեղեկատվությունը մուտքագրեք գույքագրման մեջ:
Քայլ 4
Քարտի ինդեքսի տարրերում (քարտեր, ֆայլեր և այլն) պարունակվող որոնման նշանները պետք է խստորեն համակարգված լինեն: Օրինակ, եթե սա ծաղիկների քարտի ցուցիչ է, բոլոր տարրերի որոնման նշանները («բանալիներ») պետք է ցուցադրվեն նույն կերպ: Դա անելու համար ստեղծեք որոնման տարրի «կմախք»:
Քայլ 5
Ասենք, որ ցանկանում եք կազմել ձեր ծաղիկների քարտի ցուցիչ: Նրանք բոլորն ունեն տարբեր բնութագրեր, բայց դրանք բաղկացած են մի շարք նույնական տարրերից ՝ ծաղկաբույլ, ցողուն, տերև, արմատ և այլն: Ըստ այդմ, այս բոլոր տարրերը պետք է պարունակվեն «կմախքի» մեջ: Օրինակ ՝ անունը «Արևածաղիկ» է, ծաղկաբույլի ձևը ՝ «Կլոր», գույնը ՝ «Դեղին» և այլն:
Քայլ 6
Տվյալների ցանկացած հավաքածու պետք է ուղեկցվի «Որոնման չափանիշների ցուցակով»: Սովորական քարտերից կազմված արխիվում այն կարող է լինել տեքստային փաստաթուղթ. վիրտուալ արխիվի ձևի համար - բացվող ցուցակ, որից օգտվողը կընտրի իրեն անհրաժեշտ նշանը: Եթե պահում եք էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահարան, համոզվեք, որ ստեղծեք շարժական սկավառակի վրա, քանի որ կոշտ սկավառակը կարող է այրվել ցանկացած պահի:
