Հաշվապահական հաշվառում վարելը բավականին քրտնաջան խնդիր է: Որոշ տիպի պայմանագրերի ապրանքագրերով թղթապանակները պետք է պահվեն կազմակերպության մեջ մինչև տաս տարի, այնպես որ դրանք պետք է ներկայացվեն այնպես, որ ցանկացած պահի գտնվի անհրաժեշտ փաստաթուղթը:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Վարեք հաշիվ-ապրանքագրի օրագիր: Մուտքագրեք այնտեղ բոլոր փաստաթղթերի համարները, որոնք մտադիր եք ներկայացնել: Դա լավագույնն է անել էլեկտրոնային եղանակով, հատուկ ծրագրի կամ Excel- ի հերթական աղյուսակում: Մուտքագրեք փաստաթղթի համարը (սովորաբար խառը `թվային և թվային) և դրա ամսաթիվը: Ամանակ առ ժամանակ փոխանցեք տվյալները սկավառակների վրա, որպեսզի համակարգչի անսարքության դեպքում արխիվը մնա անձեռնմխելի և ապահով:
Քայլ 2
Ստեղծեք հաշիվ ապրանքագրերի մի քանի գրքույկ, եթե ընկերությունում կա մեկից ավելի իրավաբանական անձ: Փաստաթուղթ կազմելիս անմիջապես տվեք նրան համապատասխան համարը: Կիրառեք պայմանագրեր: Օրինակ ՝ «olոլոտայա անտիլոպա» ԲԲ-ի համար թողարկված հաշիվները նշեք որպես 123-ZA, իսկ «Փադիշահ» ԲԲԸ-ի համար `123-P: Համոզվեք, որ նշեք պայմանագրի կամ պայմանագրի համարը, որով կազմվել է այս հաշիվը:
Քայլ 3
Վերցրեք ներկայացման հաշիվը: Դակեք երկու անցք անցքի բռունցքով: Փաստաթուղթը տեղադրեք թղթապանակի մեջ: Օգտագործեք ծանր կապակցիչներ ՝ ձեր արժեթղթերը կնճռոտելուց խուսափելու համար: Մի սերտորեն լցրեք դրանք:
Քայլ 4
Երկրորդ պահպանման մեթոդը ֆայլերի պանակներում է: Վերցրեք թափանցիկ ծածկը և դրա մեջ տեղադրեք հաշիվ-ապրանքագիրը: Տեղադրեք ֆայլը կապիչի մեջ և ապահով պահեք հատուկ կրիչներով:
Քայլ 5
Պիտակավորեք յուրաքանչյուր թղթապանակ: Նշեք, թե որ իրավաբանական անձի հաշիվ ապրանքագրերն են պահվում այնտեղ: Գրեք այն ժամանակահատվածը, որի համար հավաքվել են փաստաթղթերը:
Քայլ 6
Խնդրում ենք ուղարկել պահեստ երեք տարուց բարձր ապրանքագրեր: Oldալեք թղթապանակները ստվարաթղթե տուփերում, որոնք հեշտությամբ շնչում են: Պատերին նշեք ներսում կապակցիչների քանակը և որ իրավաբանական անձին են դրանք պատկանում: Theրագրում, որում փաստաթղթեր եք գրանցում, նշեք, թե դրանցից որոնք են ուղարկվել պահեստ: Անհրաժեշտության դեպքում միշտ հնարավոր կլինի վերցնել արխիվը և գտնել անհրաժեշտ փաստաթղթերը:
