Մերժման նամակը բիզնեսի նամակագրության շատ յուրահատուկ մասն է: Այն պետք է պարունակի բացասական պատասխան հաճախորդի խնդրանքին կամ գործընկերոջ առաջարկին: Միևնույն ժամանակ, կարևոր է լավ հարաբերություններ պահպանել նամակի ստացողի հետ: Որպեսզի ձեր դիրքորոշումը միանշանակ արտահայտեք, բայց հասցեատիրոջը չնեղացնեք և ձեր մասին բարենպաստ տպավորություն թողնեք, պահպանեք մերժում գրելու հիմնական կանոնները:
Անհրաժեշտ է
- - կազմակերպության պաշտոնական նամակագրությունը.
- - համակարգիչ;
- - Տպիչ:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Կազմեք ձեր նամակը: Մի անտեսեք փաստաթղթերի պատրաստման այս փուլը: Դա թույլ կտա կարգի բերել ձեր մտքերը և ընտրել առավել ճիշտ արտահայտություններ:
Քայլ 2
Տեքստը սկսեք ստացողին ուղղված ավանդական հասցեով. «Հարգելի Իվան Իվանովիչ»: կամ «Հարգելի պարոն Իվանով»: Մի օգտագործեք այլ ձևակերպումներ, քանի որ գրավոր մերժումը պաշտոնական է:
Քայլ 3
Վերին ձախ անկյունում նշեք նամակի հասցեատիրոջը `ընկերության անվանումը, պաշտոնը, ազգանունը, աշխատողի սկզբնատառերը կամ մասնավոր անձի ազգանունը և սկզբնատառերը: Ձեր ընկերության մասին տեղեկատվությունը կներկայացվի վերևի աջ անկյունում գտնվող պաշտոնական նամակի վրա:
Քայլ 4
Գրեք փաստաթղթի հիմնական մասը: Նախ կրկնում եք ստացված խնդրանքը կամ առաջարկը: Իհարկե, ձեզ հարկավոր չէ ամբողջությամբ վերաշարադրել մուտքային փաստաթղթի տեքստը: Բավական է մի քանի բառով ամփոփել դրա էությունը `օգտագործելով գործարար խոսքի ավանդական շրջադարձեր.« Համապատասխան պատվերի պատճեն ստանալու ձեր խնդրանքին … »կամ« Արտոնյալ վարկավորման ժամկետը երկարացնելու ձեր խնդրանքին ի պատասխան, տեղեկացնում ենք … »:
Քայլ 5
Հաջորդը, նշեք մերժման պատճառները: Բացասական պատասխանի բացատրությունը պետք է լինի կարճ, տրամաբանական, ըստ էության հաստատուն, բայց ոչ կոշտ ձևով: Մի աղավաղեք իրավիճակը, մի ներկայացրեք գոյություն չունեցող փաստեր և անհավանական փաստարկներ: Հնարավորության դեպքում կրկնօրինակեք ձեր խոսքերը ՝ հղում կատարելով օրենքներին և կանոնակարգերին: Բայց ծայրահեղությունների մի գնացեք: Նամակը ծանրաբեռնելով երկար բացատրություններով և բանավոր ներողություն խնդրելով ՝ դուք վտանգում եք հասցեատիրոջ հետագա զայրույթը:
Քայլ 6
Նամակի վերջին մասը սկսեք ստանդարտ ձևակերպմամբ, որը թույլ է տալիս Ձեզ մնալ քաղաքավարի, բայց անսասան ձեր որոշման մեջ. «Հաշվի առնելով վերը նշված փաստերը, մենք, ցավոք, ստիպված ենք հրաժարվել համագործակցել ձեր ընկերության հետ» որ անհնար է վարկային գիծն ավելի երկարացնել »: …
Քայլ 7
Փորձեք մեղմել մերժումը: Այդ նպատակով հասցեատիրոջը տեղեկացրեք համագործակցության այլ տարբերակների, ձեր ընկերության նոր ծառայությունների մասին, որոնք նա կարող է օգտագործել արտոնյալ պայմաններով, որոշակի ժամանակ անց նրա պահանջը վերանայելու հնարավորության մասին և այլն: Բոլոր տեղեկությունները պետք է լինեն միանգամայն ճիշտ և արդիական:
Քայլ 8
Կարդացեք նամակի նախագիծը: Ուղղեք սխալները, կատարեք անհրաժեշտ լրացումներ և ուղղումներ: Մերժումը տպեք կազմակերպության պաշտոնական նամակի վրա, ստորագրեք այն կառավարչի հետ և ուղարկեք հասցեատիրոջը:
