Խիստ հաշվետվողականության ձևերը, որոնք վնասվել են աշխատանքի ընթացքում կամ վատ տպագրվել տպարանում, չեն կարող պարզապես նետվել: Դրանք պետք է խնամքով կտրվեն անկյունագծով և պահվեն մետաղական պահարանում:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Վնասված կամ թերի խիստ հաշվետվության ձևերը պետք է պահվեն հինգ տարի ժամկետով: Այս ժամանակահատվածից հետո կազմակերպեք ձևաթղթերի գույքագրում, որոնք պետք է հաստատեն վնասված կամ չօգտագործված փաստաթղթերի փաստացի առկայությունը, որոնք այլևս անհրաժեշտ չեն օբյեկտիվ պատճառներով: Նման պատճառները կարող են լինել, օրինակ, մուտքերի, ապահովագրական պոլիսների, հյուրանոցների համար հաշիվ-ապրանքագրերի ձևերի և կազմակերպության հին իրավաբանական հասցեի այլ ձևերի նշում: Գույքագրման գործընթացում սահմանեք դուրս գրելու ձևերի ճշգրիտ քանակը, դրանց համարները, բացահայտեք փաստաթղթին վնաս պատճառելու պատճառը: Ստուգման ենթակա են նաև կազմակերպության կողմից թողարկված պոկման ձևաթղթերից փշերը:
Քայլ 2
Գույքագրումից մեկ ամիս անց հավաքեք հանձնաժողով խիստ հաշվետվական ձևերի ոչնչացման համար: Հանձնաժողովը պետք է ստուգի բոլոր օգտագործված և վնասված ձևերը, դրանց քանակը և կատարված աշխատանքի հիման վրա կազմի դուրսգրման և ոչնչացման ակտ:
Քայլ 3
SSO- ի դուրսգրման ակտի ձևը մշակվում է անմիջապես հաստատությունում: Ակտի համար մի շարք նշանակեք, ցուցակագրեք նյութապես պատասխանատու անձին, նշեք կազմակերպության անվանումը: Ակտի տեքստը սկսեք հանձնաժողովի անդամներին ցուցակագրելով `նշելով նրանց անուններն ու ազգանունները, զբաղեցրած պաշտոնները: Հաջորդը կազմեք աղյուսակ, որի առաջին սյունակում նշվում է ձևի համարը, երկրորդում `ոչնչացման պատճառը, իսկ երրորդում` դուրսգրման ամսաթիվը: Թվերով և բառերով նշեք ոչնչացվող ձևերի քանակը, հավաքեք հանձնաժողովի բոլոր անդամների ստորագրությունները, վերծանեք այս ստորագրությունները, ամսաթիվը նշեք ակտի ավարտին:
Քայլ 4
Ստորագրված ակտի հիման վրա ոչնչացնել խիստ հաշվետվողականության ձևերը: Ոչնչացում նշանակում է թղթի կրիչի ֆիզիկական ոչնչացում, որի վրա տպվում է ձևը, առանց վերականգնման հնարավորության: Գրված փաստաթղթերը փոխանցեք մանրացուցիչի միջոցով կամ այրեք դրանք:
