Organizationանկացած կազմակերպության գործունեությունը ներառում է փաստաթղթերի հետ աշխատանք: Նրանցից ոմանք ժամանակի ընթացքում կորցնում են իրենց արդիականությունը և չեն օգտագործվում աշխատանքի մեջ: Ավելորդ թղթերից ազատվելու համար դրանք սովորաբար ոչնչացվում են: Փաստաթղթերի ոչնչացումը պետք է իրականացվի գրասենյակի աշխատանքում սահմանված կանոններին խստորեն համապատասխան:
Անհրաժեշտ է
- - ոչնչացման ակտ;
- - փաստաթղթերի ոչնչացման տեխնիկական միջոցներ:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Ստուգեք փաստաթղթերի ոչնչացման կարգը: Այն վերաբերում է ինչպես թղթային փաստաթղթերին, այնպես էլ էլեկտրոնային եղանակով կազմված փաստաթղթերին: Սովորաբար ոչնչացվում են փաստաթղթերը, որոնք կորցրել են իրենց գործնական արժեքը և պահպանման ժամկետանց են: Սա առաջին հերթին վերաբերում է անձնակազմին և հաշվապահական փաստաթղթերին:
Քայլ 2
Փաստաթղթերի արժեքի հետազոտություն անցկացնել: Դրա արդյունքը պետք է լինի այն փաստաթղթերի ոչնչացման բաշխման և պատրաստման մասին ակտը, որոնք այլևս պահեստավորման ենթակա չեն: Փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը որոշվում է ձեր կազմակերպության գործերի ընթացիկ նոմենկլատուրայի հիման վրա: Որոշ դեպքերում պայմանները նշվում են դաշնային օրենքների, կառավարության հրամանագրերի, գերատեսչական կամ փաստաթղթերի ստանդարտ ցուցակների համաձայն:
Քայլ 3
Փաստաթղթերի ոչնչացման մասին ակտ կազմեք `վերնագրերի յուրաքանչյուր խմբի դիմաց դնելով կառուցվածքային ստորաբաժանման անվանումը: Նմանատիպ դեպքերը մտցրեք ակտի մեջ մեկ ընդհանուր խորագրի ներքո ՝ նշելով գործերի ընդհանուր քանակը: Ակտը պետք է ստորագրվի կազմակերպության աշխատողի կողմից, որը մասնակցել է փաստաթղթերի արժեքի փորձաքննությանը: Դրանից հետո ակտը հաստատվում է ղեկավարի կողմից:
Քայլ 4
Էջի դիտման միջոցով ընտրեք ոչնչացման դեպքեր: Սա թույլ կտա ձեզ բաց չթողնել անհրաժեշտ փաստաթուղթը, որը պատահաբար մտավ ֆայլ: Եթե որևէ նյութեր երկար ժամանակ գտնվել են պահեստավորման վայրում, դրանք կարող են ընտրովի պտտվել `փաստաթղթերի համապատասխանությունը որոշելու համար:
Քայլ 5
Ընտրեք ակտում ներառված փաստաթղթերի ոչնչացման մեթոդը: Դրանք կարող են այրվել կամ այդ նպատակով օգտագործվել թղթի մանրեցուցիչ: Երբեմն ոչնչացման ենթակա նյութերը տեղափոխվում են մասնագիտացված ձեռնարկության ոչնչացման համար ՝ կազմելով ընթացակարգը ընդունման վկայագրով և համապատասխան հաշիվ-ապրանքագրով: Վերջին մեթոդը առավել հաճախ օգտագործվում է, երբ փաստաթղթերի ծավալը զգալի է: Գաղտնիությունն ապահովելու համար գործերի փոխանցումը և դրանց ոչնչացումը սովորաբար իրականացվում են կազմակերպության աշխատողի վերահսկողության ներքո:
